Wichtige Aspekte

Online-Meetings und Vorträge

Der Vortrag oder das Meeting im virtuellen Raum hat viele Vorteile, aber um hier ein professionelles Erscheinungsbild abzugeben, gibt es einige Dinge zu beachten.

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Präsentation, Handout

Nutzen Sie in Ihrer Präsentation Folien, doch diese sparsam. Halten Sie die Inhalte der Folien schlank, denn zu viel Text lenkt von Ihrem Vortrag ab.
Jede Folie sollte nur eine Kernbotschaft enthalten. Die Teilnehmer*innen einer Online-Präsentation können schneller lesen, als man spricht. Wenn Sie auf einer Folie mehrere Punkte auflisten, sprechen Sie noch über den ersten, während die Zuschauer*innen die anderen schon lesen und nicht mehr zuhören.

Die Folien sollen unterstützend für Ihren Vortrag wirken, liefern Sie zusätzlich die wichtigsten Hintergrundinformationen in Schriftform auf einem Skript oder Handout nach.

Die letzte Folie bleibt meistens am längsten geöffnet, denn da startet meist die Diskussions-/ Fragerunde. Nutzen Sie diese Folie, um einen bleibenden Schlussanker zu setzen. Lassen Sie Ihre Kreativität spielen!

Ein Handout bündelt zentrale Punkte und dient als Zusammenfassung Ihrer Präsentation. Es beinhaltet neben Angaben wie Titel, Datum, Kontaktdaten auch die wesentlichen Aussagen Ihres Vortrags. Der Umfang des Handouts variiert je nach Dauer des Vortrags, jedoch ist eine DINA 4- Seite ein guter Richtwert.

Das Handout kann vor der Präsentation ausgehändigt werden, so hat das Publikum die Möglichkeit, sich einen Überblick zu verschaffen und währenddessen Notizen zu machen – je nachdem kann dies aber auch zu Ablenkung führen. Das Handout darf auch nach dem Vortrag verteilt werden, so dass wichtige Aspekte im Nachgang nachgelesen werden können.

Falls Sie die Kontaktdaten Ihrer Zuhörer*innen nicht haben, kann das Handout im Chat zum Download zur Verfügung gestellt werden.

Körper, Mimik, Auftreten

Im Gegensatz zu einem realen Auftritt steht die vortragende Person beim digitalen Vortrag noch stärker im Fokus als bei gewöhnlichen Präsentationen. Das Publikum achtet dabei aufgrund der frontalen Positionierung vor der Kamera besonders auf Körpersprache, Mimik und Stimme.
Sie sollten für Ihre Präsentation am besten stehen, ansonsten aufrecht auf einem festen Stuhl sitzen.

Stellen Sie den Laptop etwas erhöht, so dass Sie sich gut aufrichten und möglichst frontal in die Kamera schauen. Die Kamera sollte Sie nicht von unten aufnehmen. Das gibt Ihnen eine gute Präsenz und erleichtert außerdem Atmung und Stimmgebung.

Auch im virtuellen Raum ist die Kleidung und das Auftreten wichtig. Achten Sie darauf, keine zu unruhigen Muster zu tragen oder zu lässig zu erscheinen. Am wichtigsten ist, dass Sie sich wohl fühlen, aber trotzdem professionell wirken.

Zuhörer*innen, Publikum

Bei einem Online-Vortrag muss die vortragende Person meist auf emotionale Reaktionen oder anderes direktes Feedback seitens des Publikums verzichten. Auch einfach so die Hand zu heben, um eine Frage zu stellen, ist online oft schwierig. Um hier eine angenehme Runde zu schaffen, welche auch Fragen und Diskussion zulässt, sollte zu Beginn der Präsentation erklärt werden, wie mit Fragen, dem „Hand heben“ oder der Verwendung des Chats umgegangen wird.

Es ist hilfreich, alle Teilnehmenden außer den vortragenden Personen zu bitten, Ihre Mikros auszuschalten, um Ablenkungen zu vermeiden.
Bei instabilen Verbindungen kann man die Teilnehmenden auch bitten die Kameras auszuschalten, um die Verbindung nicht unnötig zu belasten.

Moderation

Wenn Sie auf alle aufkommenden Fragen eingehen möchten, ohne sich selbst aus dem Rede- und Gedankenfluss zu bringen, sollten Sie sich beispielsweise eine weitere Person aus dem Team mit dazu nehmen, welche die Moderation übernimmt. Sie sollte während des Online-Vortrags auf den Chat oder das „Hand heben“ achten oder Fragen vorsortieren und an passender Stelle in die Präsentation miteinbeziehen.

Eine Alternative ohne Moderation ist es, die Fragen zwischen den einzelnen Themenblöcken oder am Ende des Vortrags zu beantworten.

Technik

Prüfen Sie im Voraus Ihre Internetverbindung und verwenden Sie wenn möglich anstatt des WLANs eine kabelgebundene Verbindung. Testen Sie vorab in Ruhe die Kamera und das Mikrofon/ das Headset, und das Teilen Ihrer Präsentationsfolien. 

Die Verwendung von digitalen Hintergründen sollte weitestgehend vermieden werden.  Sollten Sie sich trotzdem für einen virtuellen Hintergrund entscheiden, müssen Sie unbedingt auf eine gute Ausleuchtung Ihres Gesichts achten, weil sonst Ihre Konturen und der Hintergrund verschwimmen. Ebenso ist ein Kontrast zwischen Kleidung und Hintergrund wichtig um unschöne Effekte zu vermeiden.
Wählen Sie deshalb einen virtuellen Hintergrund, der möglichst neutral oder thematisch passend ist und damit nicht vom Vortrag ablenkt.

Raum, Ausstattung

Vorab sollten Sie klären, wo Sie Ihren Vortrag halten werden, welchen Hintergrund Sie dort haben und wie Sie selbst in Kontrast zu diesem stehen können.

Vermeiden Sie im Hintergrund unnötige Ablenkungen durch Ordner, Regale, Kleiderständer etc. oder zu viel Privates.
Sie stehen im Mittelpunkt der Präsentation und sollten sich durch Ihre Kleiderwahl zusätzlich hervorheben. Bei hellem Hintergrund sollten Sie sich dunkel kleiden und andersrum.

Positionieren Sie sich möglichst zentral und in der oberen Hälfte des Bildausschnitts. Dann zeigen Sie größtmögliche Präsenz und bestmögliche Wirkung auf die Zuschauer*innen. 

Vermeiden Sie externe Störquellen! 
Schalten Sie Ihr Smartphone und andere Geräte auf lautlos und schließen Sie während dem Vortrag Programme wie Outlook, damit keine E-Mailbenachrichtigungen erscheinen.

Wenn Sie sich nicht alleine in den Räumlichkeiten befinden, sollten Sie Ihren Kolleg*innen oder Mitbewohner*innen vor Ihrem Online-Vortrag Bescheid geben, dass Sie Ruhe benötigen.

Licht

Sorgen Sie für Licht von vorne, indem Sie sich zum Fenster drehen oder indem Sie eine Lichtquelle, wie beispielsweise ein Ringlicht vor sich aufstellen. Auf keinen Fall sollten Sie das Licht im Rücken haben!

Achten Sie darauf, den Richtungswinkel Ihrer Lampe – ähnlich wie bei der Kamera – ansatzweise auf Augenhöhe zu positionieren. So werfen Sie keine unerwünschten Schatten im Gesicht und wirken motiviert und frisch. 

Tipp an alle Brillenträger*innen: Achten Sie darauf, starke Spiegelungen in der Brille zu umgehen. Hierfür ist die Verwendung von großflächiger, indirekter Beleuchtung gegenüber der direkten Gesichtsbeleuchtung von Vorteil. Suchen Sie sich einen hellen Raum mit großen Reflexionsflächen zum Anstrahlen, z.B. weiße Wände.

Unterstützendes für ein Zoom Meeting

Hier einige wichtige Aspekte für einen Onlinevortrag in Zoom zum Download als pdf:

OnlineVortrag_Zoom.pdf